Как провести совещание с топ-менеджерами: 7 практических советов

На совещания вы тратите до половины рабочего времени? Вам часто кажется, что время совещаний затягивается? Нередко всё ограничивается пустыми разговорами без конкретных решений?

Тогда эта статья для вас. Здесь мы собрали 7 проверенных практикой рекомендаций по организации эффективных совещаний.

Руководители подразделений участвуют в совещаниях и рабочих группах минимум раз в неделю, чаще же им приходится решать рабочие вопросы с коллегами от 3 до 5 раз. Зная, как дорого стоит час работы топ-менеджера, становится понятным, что неэффективные совещания представляют собой неоправданную трату денег предприятия. Попробуйте соблюдать нижеследующие правила, и вы увидите, что ситуация изменится.

1. Перед любым совещанием ответственный за его организацию должен разослать всем участникам повестку собрания. Если предполагается выступление кого-либо из участников по любому из пунктов, это также следует отразить в регламенте. Таким образом, человек сможет заранее подготовить необходимую информацию и качественно донести её до присутствующих.

Экономия времени в этом случае достигает 15 минут и более. Если считать, что в совещании обычно участвует 8-12 топ-менеджеров со средней часовой зарплатой в 2000 рублей, фирме уже на этом этапе удастся сберечь около 5 тысяч рублей.

2. Если предполагается обсуждение новой темы, незнакомой участникам, отправьте каждому из них необходимые материалы для предварительного изучения. Только в этом случае можно ожидать разговора по существу вопроса.

Экономия составит во временном исчислении от 30 минут, в стоимостном — от 10 тысяч рублей.

3. Отведите на каждое выступление лимит времени и жестко контролируйте его соблюдение. Если раньше у вас это не было принято, то поначалу готовьтесь к сопротивлению. Здесь важно не отступать от заданных рамок, и постепенно участники научатся самостоятельно отслеживать время своего выступления. Если лимит выделяется на выступления, изначально заданные повесткой совещания, то он должен быть известен участникам заранее. Позаботьтесь о том, чтобы эта информация содержалась в письме.

Экономия времени — 10-20 минут на каждом выступающем. При коллективных обсуждениях это позволит сохранить около 7 тысяч рублей.

4. Не позволяйте участникам совещания уходить от темы. Даже если речь идёт о чём-то действительно важном, но не связанном с повесткой дня, твёрдо пресекайте дискуссию. Выделите для обсуждения этого вопроса другое время. Вполне вероятно, что и состав участников встречи будет иным.

Экономия может превысить 40 минут или 13 тысяч рублей.

5. Требуйте конструктива. Например, поиски виновного при разборе рабочих неудач — не самый подходящий путь устранения проблемы. К тому же это всегда влечет за собой переход на личности и мешает дальнейшему сотрудничеству. Чтобы разобраться в конфликте, достаточно остаться после совещания с его непосредственными участниками, не вовлекая в разбирательства всех присутствующих.

Такое ограничение даст выигрыш в 15-20 минут, а это 5-7 тысяч рублей.

6. Пусть секретарь фиксирует принятые решения. Когда совещание завершится, отправьте протокол всем участникам. При следующей рабочей встрече по этой теме такой протокол позволит присутствующим быстро погрузиться в тему, вспомнить важные нюансы и достигнутые соглашения.

Это сэкономит до 15 минут или 5000 рублей.

7. Если в вашей компании практикуются опоздания на совещание, то пора с ними бороться. Нетрудно посчитать, сколько времени крадёт опоздавший у участников и сколько денег он отбирает у компании. Введите штрафы за опоздания, исходя из этих расчётов.

Около 10 минут опоздания обойдутся виновнику в 3000 рублей.

 Мало того, что эти правила позволят вам сэкономить время и деньги. Они ещё и станут хорошим тренингом для менеджеров. Постепенно ваши совещания изменятся. Вы удивитесь, насколько быстрее станут решаться рабочие вопросы и как четко участники будут формулировать свои мысли. Роль руководителя в совещании является самой сложной, так как ему приходится не только вникать в суть обсуждения, но и контролировать течение самого совещательного процесса. Будет целесообразным часть функций контроля передать кому-то другому. Например, следить за регламентом вполне может секретарь. Он же ведёт протокол совещания.

Фото StartupStockPhotos